Sport

Eine super Idee, die nur wenige kennen: So funktioniert die FLVW-CheckIn-App

Der FLVW hat 2020 eine App für den Spielbetrieb während der Pandemie entwickelt. Doch nicht mal ein Drittel der Vereine nutzt sie. Wir erklären, was die App kann und wie sie funktioniert.
Die FLVW-CheckIn-App gibt es schon seit September 2020, doch genutzt wird sie bislang noch nicht mal von einem Drittel der Sportvereine in Westfalen. © Pascal Albert

Der Sommer ist endlich da und somit auch die heiß ersehnten Corona-Lockerungen. So kehrt nach und nach der rege Betrieb – unter Einhaltung der Hygienemaßnahmen und Corona-Schutzverordnung je nach Inzidenzstufe – in die Sportvereine zurück. Damit die Registrierung und Personennachverfolgung dafür sicher gestellt ist, hat der Fußball- und Leichtathletik- Verband Westfalen (FLVW) die so genannte FLVW-CheckIn-App entwickelt.

Auf der offiziellen Homepage des FLVW heißt es: „Mit dem kostenlosen FLVW-CheckIn hat Ihr Verein die Möglichkeit, Personendaten von Vereinsangehörigen und Zuschauern ganz einfach digital zu erfassen und die Anwesenheit der Sportlerinnen und Sportler – von Bambinis bis Senioren – im Trainings- und Spiel- bzw. Wettkampfbetrieb zu tracken. Ein Smartphone benötigen die Aktiven dabei nicht.“

Wir finden: Eine tolle Idee auf dem Weg zurück zur „Normalität“. Die CheckIn-App ist schon seit dem 25. September 2020 verfügbar. Auf Nachfrage gab der FLVW an, dass die App von etwa 800 Vereinen in Westfalen (Stand: Juni 2021) genutzt wird – ,,Tendenz steigend´´, so Pressesprecher Christan Schubert. Das ist allerdings nicht einmal ein Drittel aller Sportvereine – aktuell sind 2.201 Vereine dem FLVW angeschlossen und das auch nur im Fußballbereich. Im Bereich der Leichtathletik sind es 272 Vereine.

Damit in Zukunft noch mehr Vereine auf die App zurückgreifen, versuchen wir, die wichtigsten Aspekte und Erklärungen zur Nutzung der App im Folgenden einmal genauer zu erläutern.

1. Registrierung

  • Erstmalige Registrierung durch den Vereinsvorstand der jeweiligen Vereine unter www.flvw.app
  • Anschließend die Eingabe der allgemeinen DFBnet-Vereinskennung sowie des Aktivierungscodes, der per Mail kommt.
  • Vereinslogo hochladen und individuellen Vereinslink generieren (flvw.app/verein). Wichtig: Sonderzeichen sind nicht erlaubt, Bindestriche schon.
  • Dann persönliche Daten, E-Mail-Adresse, Passwort für den Account des Vereinsvorstandes (automatische Erteilung mit der Registrierung des Vereins) eintragen.

2. Login

  • Trainer-Accounts mit E-Mail-Adresse und Passwort hinzufügen. Empfehlung: Die Trainer sollen die jeweiligen Sportlerdaten und Veranstaltungen hinzufügen.
  • Der Vereinsvorstand hat als Admin die Übersicht über alle Nutzer, Teams und Veranstaltungen.

3. Verein

  • Vereinsbenutzer verwalten und hinzufügen
  • Vereinsdaten und Hygienekonzepte bearbeiten
  • Sportstätten und Abteilungen verwalten

4. Anlegen mehrerer Sportstätten (nur für Vereinsvorstände verfügbar)

  • dieser Punkt eignet sich für Vereine mit geografisch auseinanderliegenden Sportstätten oder für die Unterscheidung von Sportplatz- und Halle. Für jede Sportstätte wird ein eigener QR-Code erstellt.

5. Einstellungen von Abteilungen

  • Vorstände haben hier die Möglichkeit in der App die verschiedenen Abteilungen (Fußball, Schwimmen und Co.) ihres Vereins zu bestimmen. Außerdem ist die Filterung der jeweiligen Teams und Veranstaltungen möglich.


6. Erstellung von Teams

  • Teamnamen eingeben, Teammitglieder mit allen persönlichen Daten hinzufügen (manuell oder als CSV-Datei).
  • Änderungen können im Menüpunkt „Team bearbeiten“ vorgenommen werden.

7. Erstellung von Veranstaltungen

  • Zum Beispiel: Trainingseinheiten, Spieltage, Wettkämpfe, Mitglieder-Versammlungen, Mannschaftsabende
  • Auswahl nach Art der Veranstaltung, Mannschaft und der maximal zugelassenen Personenanzahl. Hinweis: Start- und Endzeit mit einem Puffer von 30 Minuten einplanen. Da die Endzeit bei einem automatischen Log-Out der externen Personen gespeichert wird und die Uhrzeiten bei Spielern hinterlegt werden.

8. Zuschauerkontrolle

  • Hilfe beim Einlass. Die Zahl der anwesenden Personen wird minütlich aktualisiert.
  • Personen ohne Smartphone können manuell zur Datenbank hinzugefügt werden. Und auch manuell ein- und ausgecheckt werden.

9. Anwesenheitslisten (nur für Vereinsvorstände verfügbar)

  • Filterung der Kontaktpersonen in einem Corona-Fall
  • Eine Liste als PDF-Datei kann erstellt werden, die bei einem Corona-Fall an die Gesundheitsbehörden weitergeleitet werden kann.

10. Anmeldung von Gastmannschaften

  • Hinterlegter Link wird vom Trainer des Heimteams dem Trainer der Gastmannschaft geschickt (bereits vor einer Veranstaltung möglich).
  • Kopieren und Versenden des Links direkt per Smartphone
  • Option 1: App wird noch nicht genutzt. Anmeldung des Gastteams durch den Trainer der Gastmannschaft per einmaliger Erfassung. Eigene PIN-Nummer generieren – eine spätere Bearbeitung kann so erfolgen.
  • Option 2: Login mit einem Traineraccount. Es wird automatisch eine Veranstaltung “Auswärtsspiel” erstellt.


11. Anmeldemaske für Zuschauer und weitere Personen

  • Über QR-Code oder Vereinslink aufrufbar. Eine Anmeldung ist am Tag der Veranstaltung möglich.
  • Option 1: Personen, die das Gelände nicht oft betreten (zum Beispiel Zuschauer). Löschung der personalisierten Daten nach Corona-Schutzverordnung. Hinweis: Daten müssen bei jedem Besuch neu eigegeben werden.
  • Option 2: Registrierung mit Login für Personen, die sich auf dem Gelände öfters aufhalten (Schiedsrichter, Verantwortliche, Mitglieder). KEINE Sportler. Hinweis: Daten werden nach vier Wochen gelöscht. Die Registrierung ist vereinsunabhängig und auf anderen Sportplätzen innerhalb des FLVW und andern Landesverbänden anwendbar.
  • Auswahl der jeweiligen Veranstaltung nach Login. Automatische Check-In und Check-Out Zeiterfassung oder Klick auf „Jetzt auschecken“.

12. Schiedsrichter-Registrierung

  • Schiedsrichter können sich einen eigenen Account anlegen.
  • Option 1: Registrierung über www.flvw.app/schiedsrichtter-registrierung oder über den QR-Code-Scan des Vereinslinks. Eingabe der DFBnet-Kennung und Angabe persönlicher Daten, inklusive Passwort und E-Mail-Adresse.
  • Option 2: Manuelle Schiedsrichtererfassung durch den Verein. Klick auf die jeweilige Veranstaltung. Angaben aller Daten.

Die genaue Anleitung mit Bildern vom FLVW gibt es hier.

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