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Schulzeugnisse lagern verschlossen im Tresor

Zeugnisse

Die großen Sommerferien rücken näher und somit auch das Ende des Schuljahres. Am 13. Juli ist Zeugnisausgabe. Bis dahin lagern die Dokumente in Tresoren - oder an geheimen Orten.

Dorsten

von Alina Meyer

, 02.07.2018
Schulzeugnisse lagern verschlossen im Tresor

Benedikt Wieschhörster, der stellvertretende Schulleiter am St.-Ursula-Gymnasium, unterschreibt die Abiturzeugnisse für die Zeugnisausgabe. © Alina Meyer

Bevor die Schüler ihre Zeugnisse in den Händen halten, liegt vor den Schulen ein etappenreicher Weg. „Neigt sich das Schuljahr dem Ende zu, werden die Noten aller Schüler von den Lehrern zu einem Stichtag in das schulübliche PC-Programm eingetragen“, sagt etwa Benedikt Wieschhörster, stellvertretender Schulleiter des Gymnasiums St. Ursula.

Lehrer treffen sich zur Konferenz

Er arbeitet an der weiterführenden Schule mit dem sogenannten Ibis-Programm. Sind dort alle Noten festgelegt, kommt es zur Zeugniskonferenz. Hier beraten die Lehrer in großer Runde, ob die jeweiligen Noten gerechtfertigt sind.

Anschließend gibt es eine zweite Kontrolle, in der geprüft wird, ob alle Noten richtig eingetragen sind. Danach können die Zeugnisse etappenweise gedruckt werden. „Das Drucken dauert für unsere rund 1000 Schüler mehrere Tage und wird mit einem handelsüblichen Drucker auf normalem Papier erledigt. Handelt es sich allerdings um Abgangszeugnisse, wird natürlich besonders hochwertiges Papier verwendet“, sagt Benedikt Wieschhörster.

Bis zur Zeugnisausgabe im Tresor

Sind die Zeugnisse gedruckt, werden sie dem Klassenlehrer und der Schulleitung zur Unterschrift vorgelegt. Im Anschluss lagern die Dokumente solange in einem geheimen Tresor, bis sie am letzten Schultag über die Klassenlehrer an die Schüler ausgegeben werden.

An der Grundschule St. Agatha ist der Ablauf ähnlich. Nur werden hier - im Unterschied zu den weiterführenden Schulen - in den ersten drei Jahrgängen noch ausführliche Berichtszeugnisse angefertigt. „Für die Erstellung eines solchen Zeugnisses braucht ein Lehrer etwa zwei Stunden“, sagt Schulleiter Herbert Rentmeister.

Ein Tresor wurden schon mal gestohlen

Sobald die Zeugnisse unterschrieben und gedruckt sind, werden sie extern an einem geheimen Ort aufbewahrt. „An der Kardinal-von-Galen-Schule in Altendorf-Ulfkotte wurde schon mal ein Schultresor gestohlen“, sagt der Schulleiter. „Deshalb haben wir diese Vorsichtsmaßnahme getroffen.“ An der Grundschule wird am Mittwoch (11. Juli) zunächst eine Zeugniskopie an die Kinder ausgehändigt. Wird diese am Donnerstag von den Erziehungsberechtigen unterschrieben zurückgebracht, erhalten die Grundschüler am Freitag (13. Juli) ihr Originalzeugnis.

Die vertraulichen Daten der Schüler sind am Gymnasium St. Ursula auf einem speziellen IT-System hinterlegt, das von anderen Systemen abgekoppelt ist. Durch die Datenschutzverordnung setzt sich das Gymnasium noch intensiver mit dem Datenschutz der Schüler auseinander. Die Schulleitung habe aber lediglich minimale Anpasungen durchführen müssen und muss nun auch einen Datenschutzbeauftragen konkret benennen, der der Schule zur Seite steht, sagt Benedikt Wieschhörster. Der Druck der Zeugnisse sei durch die neue Verordnung jedoch nicht betroffen.

Aufbewahrung ist gesetzlich vorgeschrieben

Wie lange die Zeugnisse archiviert werden, ist in der Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten in Schulen gesetzlich festgelegt. Die Aufbewahrungsfrist für Zeugnisse beträgt mindestens 40 Jahre. „Ich kann mich aber auch nicht daran erinnern, dass wir jemals Zeugnisse entsorgt haben“, sagt Schulleiter Herbert Rentmeister. Benedikt Wieschhörster macht deutlich, dass Abiturzeugnisse wichtige Dokumente seien, die besonders lange archiviert werden. „Wir haben hier sogar noch Abiturzeugnisse, die kurz nach dem Ersten Weltkrieg ausgestellt wurden und jetzt fast 100 Jahre alt sind.“

Schulzeugnisse lagern verschlossen im Tresor

Bald sind Ferien. Vorher gibt es aber noch Zeugnisse. © dpa

Das Aufbewahren der Dokumente ist eine gesetzliche Vorgabe, deshalb halte man sich daran. „Es können auch immer wieder Unglücke passieren wie Verlust, Hochwasser oder auch Hausbrände“, so Wieschhörster. In einem solchen Fall könne man Kopien der Zeugnisse anfertigen.

Kein Datenmissbrauch

Auch das Thema Datenmissbrauch soll durch das Archivieren vermieden werden. „Vor zwei Jahren kam eine angeblich ehemalige Schülerin zu uns und verlangte, dass wir ihr ein Zeugnis aushändigen. Aber das besagte Zeugnis und auch die Schülerin gab es an unserer Schule nicht. So stellte sich heraus, dass sie sich das Abitur erschleichen wollte“, erinnert sich Schulleiter Wieschhörster.

Verlust des Notennachweises kommt selten vor

Dass ein Zeugnis verschwunden und neu beantragt werden muss, komme laut der beiden Schulleiter sehr selten vor. Hierfür seien der Personalausweis und eine Begründung für den Verlust abzugeben. „Einige Eltern wollen es sich jedoch leicht machen und am Ende der Grundschulzeit alle bisherigen Zeugnisse beantragen. Die St.-Ursula-Realschule und auch das gleichnamige Gymnasium verlangen bei der Anmeldung nämlich alle Grundschulzeugnisse“, sagt Grundschulleiter Herbert Rentmeister.

„Das ist so allerdings nicht vorgesehen. Das Anfertigen einer Zeugniskopie ist immer sehr zeitaufwändig. Zudem können für die Beglaubigung des Abschlusszeugnisses einige Euro an Gebühren fällig werden“, sagt Herbert Rentmeister. Vielen sei nicht klar, dass es sich bei dem Abschlusszeugnis um eine Urkunde handelt. Diese sei laut Rentmeister stets sorgfältig aufzubewahren und bei Auszug des Kindes weiterzureichen.